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建材地勘甘肅總隊公文常用文種制發細則

2016-10-13 08:31:16 來源: 作者:

  為搞好總隊的公文寫作和公文處理工作,根據國務院辦公廳《國家行政機關公文處理辦法》、中材集團公司《關于公文處理的若干規定》和總隊《關于公文處理若干規定》的有關原則。現對總隊常用的公文文種制定如下細則。

  第一章 請 示

  第一條 下級機關向上級機關請求指示或批準的呈請性、期復性的公文是請示,某級單位遇到下列情形之一的,應需制作請示公文:

  (一)涉及方針、政策界限等方面的重大問題,需要上級給予明確、具體的解釋;

  (二)工作中遇到問題和困難,需要上級給予指示、支持;

  (三)在工作中遇到新情況、新問題而無章可循,需要上級給予指明;

  (四)工作中單位之間意見分歧,無法統一執行,需上級做出裁決;

  (五)按規定應當請示并須批復的問題。

  第二條 請示的結構一般由發文字號、標題、主送機關、正文、署名和發文時間等幾個部門組成。

  (一)標題:寫明發文機關,事由和文種三部分,應包括:發文機關+關聯詞(關于)+發文事由+結構助詞(的)+文種(請示)。文種一定要寫“請示”,凡寫“申請”、“要求”、“請求”、“請示報告”等都不對,上級機關可不予受理。

  (二)主送機關:請示的主送機關只有一個,不得主送個人。要根據請示事項選擇準確的主送機關,請示的主送只有上級領導機關和上級業務指導機關。主送機關必須是直接上級機關。

  (三)正文:一般由三個部分組成:一是請示的原因。陳述情況、闡述理由,一方面要講清申辦事項的重要性,另一方面也要講清已具備的條件及辦理的可能性,最后用“為此、特作請示如下”、“為此,請示如下”過渡到下部分。二是請示的事項。這部分要講清楚請示的是什么,即請示要求。要明確寫明要求指示、批準、解答的是什么事項。三是結尾語。以簡短的文字概括請示的要求,目的要肯定,語氣要謙和。多用“特此請示,請予批準”、“以上要求,請予審批”、“以上請示,請予批復”等語。

  第三條 請示要一文一事,請求批轉的也必須就一項工作提出,不可數事混雜。

  第二章 報 告

  第四條 向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復上級機關詢問的公文是報告。

  報告是上行文,只向自己單位的直接上級發出。報告是陳述性公文,以具體的事實和確切的數據為匯報的主要內容。表達方式是敘述、直陳其事。

  第五條 凡有下列目的或情況之一,下級單位應主動報告;

  (一)為及時或定期得到上級指導,以便更有效地按照上級意圖展開工作;

  (二)在工作過程中發生重大情況或特殊問題;

  (三)已完成上級交辦或布置的事項;

  (四)答復上級機關的查詢;

  (五)向上級抄報文件、報送物件。

  第六條 報告結構由發文字號、標題、主送機關、正文、署名和成文時間組成。

  (一)標題:報告的標題必須由“三要素”組成即:制發機關、事由、報告。如果報告的事項很緊迫,為引起上級機關的重視和盡快采取措施,可在報告前加上“緊急”二字。

  (二)主送機關:所有報告必須有主送機關。主送機關必須是自己的領導機關或業務指導機關,不能送給領導個人。

  (三)正文:報告的正文因報告的用途不同而有所不同,多數報告的正文分為兩部分。

  1、事由:這部分主要是直陳其事,把情況及前因后果寫清楚,必要時有情況及數據的比較。

  2、事項:寫工作步驟、措施、效果,也可以寫工作意見、建議或應注意的問題。

  在報告事項的最后,單獨成段的結束語可寫:“特此報告”、“專此報告”,后面不用任何標點符號。

  第三章 通 知

  第七條 用于發布規章制度、辦法、規定時用命令性通知。命令性通知的篇幅一般較短,由發文字號、標題、主送單位、正文、印章和成文時間幾部分構成。

  第八條 用于布置工作、發出指示時用指示性通知。寫作內容多涉及原則性要求,格式結構由發文字號、標題、主送單位、正文、署名及成文時間幾部分組成。指示性通知正文篇幅一般較長,在層交上要求清楚、論述有序,在內容上要求分別闡明“為什么做”“做什么” “怎么做”這三個問題。

  第九條 上級機關轉發下級機關的通知是批轉性通知。結構上由發文字號、標題、主送機關、正文、署名和成文時間幾部分組成。要求在正文里突出三層意見:一是表明態度,二是做出批示,強調工作的意義,三是結合批轉的公文提出具體要求或工作指導。

  第十條 下級機關轉發上級機關或不相隸屬機關的公文是轉發性通知。在結構上與批轉性通知相同,但它在內容上不要求有批示。

  第十一條 內容涉及日常工作事項,如布置工作、溝通情況,設置新機構,人事任免等是一般事務性通知。這類通知的正文主要包括三個內容:一是發文緣由,主要交代發文的目的、意義、依據;二是通知事項或是提出執行要求。一般采用分條列項方式寫作,要求按事物的聯系和特點分類排隊,逐一講請;三是執行要求,一般用“望認真貫徹執行”“望遵照執行”等語句表示。還有的寫上第四點,即結束語,規范的是“特此通知”。

  第十二條 知照某一會議時間、地點及要求的通知是會議通知。這類通知應用廣泛,行文方向也不確定,寫法靈活,但正文要求對會議有關事項,如:會議召開的原因、主辦單位、會議名稱、會議安排及會議要求等要交待清楚。

  第十三條 通知的標題要具備三個要素,即發文機關、事由和文種三個部分。一般地說,一個通知的完整標題為:發文機關+關聯詞(關于)+發文事由+結構助詞(的)+文種(通知),使用單位紅頭文件紙印刷的,其標題的發文機關可以省略。在日常工作中要特別注意批轉和轉發性通知標題的制作,一是這類標題中只能有一個介詞“關于”,即“關于”只能出現一次(例如《轉發<關于加強在京單位人防工作的通知>等有關文件的通知》)即是。二是當以通知批轉、轉發通知時,為減少層次,避免不必要的重復,可直接引用原通知標題。如《關于加強在京中央企業人防工作的通知》。

  第十四條 主送機關,如果是普發性的通知,應按行文關系列出每一類受文者;如是專發性的通知,則要寫清機關的全稱,個人要用職務或職稱做稱謂。

  第四章 函

  第十五條 機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題、向有關主管部門請求批準等事項的公文稱函。

  函有公函、私函、便函之分。做為公文種類的函僅指公函,類似公務信件。函是機關公文種類中唯一能發平行文、上行文和下行文的文種。任何機關團體、單位都可以制發。

  第十六條 函對受文單位不具有法規的約束力和強制性,而如果是向有關主管部門請求批準的函及有關部門的復函,則此事的函和復函就代行了“請示”與“批復”的功能,這種函對主要受文單位具有指示性,主要收文單位要遵照辦理、執行。

  第十七條 函的結構一般由發文字號、標題、主送機關、正文、署名和日期幾個部分組成。

  (一)標題:使用國家行政機關公文和正式標題即制發機關、事由、文種三要素組成的示題。不能以“函”、“復函”來代替標題。

  (二)主送機關:一般情況,只主送一個單位。

  (三)主文:在函的正文里,開頭要說明發函原因或講清情況,或引述對方來文作引言;正文主體說明發函所聯系、商洽、詢問、請求或答復的事情,提出要求或解答對方的詢問,指出解決的辦法,有的還提出處理意見;結尾要根據函的內容,可有可無,有的多用習慣結尾語,如“持此函告”、“特此函復”、“特此函詢,請復”等。

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